Mozilla Thunderbird jsem používal už od velmi raných verzí (cca 0.4). V současnosti ho sice nepoužívám jako archiv pošty, pouze jako online mailer přes IMAP, připravuji se ho opět začít používat jako hlavní poštovní program (pokud neskončím u Mail.app).

elikož se snažím kombinovat to nejlepší z Getting Things Done, Zen To Done, 7 Habits a dalších, hledal jsem několik možných přístupů, jak pracovat s Thunderbirdem dle metodiky GTD. Nejčastěji se opakuje návod Getting Things Done with Thunderbird, případně jeho variace GTD with Thunderbird a asi nejstarší návod Using Thunderbird to Get Things Done, ze kterého vychází první uvedený článek. Návody vytváří ve složce Inbox (Doručená pošta - chcete-li) další podsložky nebo jen a pouze emaily štítkují. Podobný princip využívá i seriál o nastavení Outlooku. Smysl nechávat emaily v Inboxu mě napadl v podstatě jen jeden - když se pošta synchronizuje v mobilu, kde ji také chci mít na dosah. Pokud nepotřebuji mít na mobilu své zpracované emaily, líbí se mi spíše jiný systém. V těch uvedených totiž máte ve složce Inbox emaily stále, jenom je díky filtrům nevidíte.

Můj systém, který budu zkoušet, je analogií. Složka Inbox je složka jen na nezpracovanou příchozí poštu, cokoliv budu chtít s poštou dělat, zařadím do příslušné jiné složky. V praxi to tedy může vypadat například takto:

• Inbox,
• Odloženo (Deferred),
• Delegováno (Waiting for),
• Někdy/možná (Someday/Maybe).
• Archiv (Archive).

Jak je vidět, nemám potřebu používat některé štítky resp. v mém podání složky, jak je tomu v prvním návodu. K čemu používat Action. Pokud mail vyřídím do dvou minut, je vyřízen a víc mne nezajímá (lze ho tedy smazat nebo archivovat). Nemám-li dostatek času, přesunu ho do složky Odloženo. (Zde řeším problém, neboť z Outlooku jsem zvyklý přiřadit příznak pro zpracování, kam zapisuji konkrétní akci, co chci s emailem udělat, v Thunderbirdu jsem zatím řešení nenašel. Pokud vy ano, dejte mi vědět.)

Emaily, které jsem odeslal a po někom vyžaduji odpověď nebo splnění úkolu označuji štítkem Delegováno (nad Odeslanou poštou).

Štítek Archiv nepoužívám, neboť mám složku Archiv, kde mám všechny maily, které potřebuji jako referenci. V této složce je tedy spousta dalších podsložek.

Delete, Smazat. Tento štítek je k čemu? Pokud mail chci smazat, smažu ho okamžitě, nepřiřazuji štítek. Tím bych si mail pustil do systému, kde už nemá co dělat.

Pokud mi mailem přijde tip nebo podnět, který vím, že budu muset řešit, ale nebude to v nejbližším týdnu nebo 14 dnech, přesunu ho do složky Někdy/možná. Tu je třeba při týdenním review nebo jinak pravidelně procházet, aby nám nevznikl další inbox z této složky jenom proto, že se do ní pravidelně nedíváme.

V poště by tak měly být dostačující tyto položky:

• Inbox,
• Unsent (Pošta k odeslání),
• Drafts (Rozepsaná pošta),
• Sent (Odeslaná),
• Junk (Nevyžádaná),
• Trash (Koš),
• Deferred (Odloženo),
• Waiting for (Delegováno, Čekám na…),
• Someday (Někdy/možná),
• Archive (Archiv).

Používáte-li podobný systém, napište příspěvek do diskuze.