Jednoho dne nastal čas, kdy jsem začal zaplaven pracovními úkoly již poněkolikáté hledat způsob, jak se neustále vršícímu kopci úkolů dát nějaký řád. Během hledání jsem narazil na GTD. Začal jsem tedy hledat také jak na GTD elektronicky.

Jestli nejste zcela seznámeni s GTD, což je zkratka z Getting Things Done, odkážu Vás na web mitsehotovo.cz a článek přímo o GTD . Nejsem zastáncem čistého GTD, spíše jsem si něj vzal základní myšlenku a spojil s několika dalšími technikami (prakticky je také najdete na mitvsehotovo.cz ). Shodou okolností existuje zajímavý návod, jak upravit MS Outlook pro snadnější použití GTD. Pravda, návod je určen pro verzi Outlooku 2007, ale v podstatě až na jednu drobnost ho lze použít i na verzi 2003.

Bohužel jsem za několik málo měsíců používání poznal, že tato drobnost může být velkým mamutem. Jedná o v podstatě o prkotinu. Ve verzi 2003 nejde zobrazit a vyhledávat najednou v seznamu úkolů a emailů označených vlaječkou. V Outlooku 2007 je to totiž nová funkcionalita, tzv. To-Do List. Pokud budete úkoly přidávat do úkolů a vlaječkou označené úkoly (s připomenutím) do jiného seznamu, budete mít dva navzájem související seznamy, ale odděleně. Po několika týdnech mě tento fakt začal opravdu vadit. Řešit jde v podstatě jen tak, že místo nového úkolu se bude vytvářet nový email, který je jedinečný částí svého předmětu, podle kterého bude aktivován filtr, který jej přesune do speciální složky, aby se tyto emaily nepletly mezi ostatní. Tak vznikne na jednom místě seznam všeho. Tolik řešení v Outlooku 2003 a lepší ve verzi 2007. Jak ale v jiných klientech, zejména Thunderbirdu?

Na webu, a to českém i anglickém, existuje mnoho postupů, jak použít Thunderbird v souladu s GTD nebo spíše pro zlepšení plánování práce ve stylu GTD. Potíž v Thunderbirdu je fakt, že nejde k emailu přidat připomínku jako v Outlooku nebo alespoň poznámku. Nejde docílit toho, aby byl k dispozici přehled dalších kroků (Next Action) v extra přehledu seřazený dle projektů. Další detail, který Thunderbird nemá, je kategorie, alespoň co se mailů týče. Můžete použít jen štítky (Lables), čímž však rozřadíte emaily maximálně do projektů (naštěstí od verze 3 lze mít více jak 5 štítků). Tedy máte maily v kategoriích (dle štítků), ale zase chybí k danému emailu, jakou akci máte provést. To je věc, která je pro mě stěžejní - nemusí se číst email, stačí krátce očima přejet seznam mailů a je vidět, co se má dělat. Ano, k Thunderbirdu lze přidat velmé množství pluginů a tím podstatně rozšířit funkcionalitu. Na kalendář Lightning, ale na poznámky nebo připomínky, pokud mají být k emailu a ne obecně, nic neexistuje. Existují i další freewaroví klienti, případně i nějací placení, poskytují ale potřebnou funkcionalitu? Toť otázka.

Hledání tedy pokračuje…